Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali – con Interpello del 30 settembre 2026, n. 2 – ha fornito dei chiarimenti in merito alla richiesta del Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro, relativamente al fatto se:
- gli obblighi di consegna al lavoratore di documenti che non richiedono attività compilativa o dichiarativa da parte dello stesso possano essere assolti mediante messa a disposizione in un’area riservata di una piattaforma informatica accessibile al solo lavoratore interessato;
- la compilazione e la sottoscrizione della documentazione contenente dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore possano essere effettuate mediante applicativi digitali o strumenti informatici equivalenti, previa identificazione elettronica del dichiarante e nel rispetto della disciplina di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD).
Con riferimento al quesito n. 1, il MLPS ha precisato che, in assenza di disposizioni che prescrivano specifiche modalità di consegna, gli obblighi documentali possono essere assolti mediante messa a disposizione dei documenti in un’area riservata della piattaforma aziendale accessibile esclusivamente al lavoratore interessato, purché siano garantiti:
- l’identificazione dell’utente e la sicurezza del processo di accesso;
- l’accessibilità e la disponibilità della documentazione da parte del lavoratore, intese come possibilità di visionare, conservare e riprodurre i documenti;
- l’integrità dei documenti;
- la tracciabilità della data di messa a disposizione e, ove richiesta, della presa visione da parte del lavoratore.
La messa a disposizione può riguardare contestualmente più documenti, anche con un’unica conferma di presa visione riepilogativa, purché il sistema registri distintamente, per ciascun documento, la data di messa a disposizione e la relativa presa visione, ove richiesta.
Relativamente al quesito n. 2, il MLPS non ha ravvisato elementi ostativi alla digitalizzazione degli adempimenti richiamati nell’Interpello.
Per i documenti a contenuto meramente informativo è sufficiente la messa a disposizione tracciata secondo le garanzie indicate con riferimento al primo quesito; per i documenti che contengono dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore è necessaria la sottoscrizione con firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata, ovvero la formazione del documento con il processo di cui all’articolo 20, comma 1-bis, del CAD, non essendo sufficiente la sola identificazione mediante SPID o CIE.
Restano fermi gli eventuali requisiti di forma e i termini prescritti dalla disciplina propria di ciascun documento, la cui verifica compete al datore di lavoro, nel rispetto del CAD, del Regolamento eIDAS e delle pertinenti Linee guida AgID.
Infine, è stato chiarito che per tutte le tipologie di documenti oggetto dell’Interpello de quo, il datore di lavoro dovrà essere in grado di dimostrare, anche in occasione di eventuali accertamenti ispettivi, l’effettivo assolvimento degli adempimenti e la corretta formazione dei documenti, mediante la conservazione delle evidenze informatiche idonee a comprovare l’avvenuta messa a disposizione della documentazione e, nei casi in cui sia richiesta una dichiarazione del lavoratore, la riconducibilità della stessa al soggetto dichiarante con le modalità sopra richiamate.
